Een nieuwe visie op het (om) gaan op kantoor

Organisaties zijn op zoek om zo snel mogelijk hun werkomgeving opnieuw te definiëren om op deze manier op korte termijn weer hun werkzaamheden op kantoor te hervatten. Vooral op gedragtechnisch niveau vraagt dit veel van mensen en daarom helpen wij organisaties bij het ontwikkelen van concepten waar zowel de indeling van het kantoor als het gedrag van de gebruiker wordt aangepast. Op deze wijze kunnen organisaties op korte termijn en met behoud van hun huidige werkomgeving weer terug naar hun vertrouwde plek op kantoor. Neem gelijk met ons contact op en wij zorgen dat wij binnen 24 uur contact met u opnemen voor een op maat gemaakt advies voor uw organisatie.

 

ocs-plus-omgaan-werkomgeving-visie

Hoewel thuiswerken de laatste weken heeft bewezen een effectief middel te zijn om minder op kantoor aanwezig te zijn, missen vele van ons de positieve aspecten van interactie en samenwerken op één locatie. Het bij elkaar brengen van mensen zorgt voor inspiratie, creativiteit en brengt daarnaast een hoger energieniveau met zich mee. Bovendien is de mens van origine een groepsdier die gebaat is bij afwisseling van verschillende omgevingen en een ritme waarin het zich in grote lijnen aan vast kan houden. 

Buiten de  voordelen van werken op één locatie, blijft het kennis delen met elkaar op kantoor in de vorm van sociale interactie en hulp een belangrijk fenomeen. Het is en blijft lastig om dit volledig de digitaliseren omdat de energie en dynamiek in een werkomgeving nou eenmaal niet in een digitale omgeving te plaatsen is. Daarom is het belangrijk dat wij onze visie voor wat betreft het met elkaar omgaan binnen een werkomgeving opnieuw definiëren.

"Een omgeving moet voldoen aan de uitgangspunten die hier boven beschreven staan en voldoen aan de richtlijnen opgesteld vanuit de overheid. Uiteraard zonder concessies te doen aan de kwaliteit hiervan en met behoud van de huidige werkomgeving."

Om dit te kunnen herdefiniëren is het gedrag van teams en individuen een beslissende factor. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het (veilig) gebruiken van de werkomgeving. Daarom hebben wij in deze periode een doelstelling om al onze klanten te helpen met het faciliteren van een totaalconcept waarin eenieder zich veilig voelt. Een concept dat zich niet richt op specifieke applicaties of uitsluitend producten, maar uitgebreid rekening houdt met de mens die gebruik maakt van deze werkomgeving. Wij integreren een human-centered-design methodiek binnen bestaande werkomgevingen door middel van vijf pijlers:

  • Rekening houden met elkaar
  • Bewustwording van hygiëne
  • Protocollen en communicatie
  • Toegankelijkheid thuiswerken
  • Omarm de mogelijkheden op kantoor

 

Rekening houden met elkaar

Rekening houden met elkaar betekent dat iedereen binnen een werkomgeving nog bewuster om moet gaan met zijn gedrag om elkaar de juiste ruimte te bieden. Dit betekent dat iedereen zich houdt aan de voorgeschreven afstand bij het ontmoeten van elkaar en dat iedereen zijn collega’s de ruimte biedt bij zijn werkzaamheden die nodig zijn. Het vraagt daarnaast ook om geduld van eenieder. Er is geen ruimte voor overhaaste beslissingen, dus wacht op elkaar waar dat nodig is. Door handig gebruik te maken van IT tools zoals sensoren en narrowcasting oplossingen kunt u ervoor zorgen dat de verspreiding van de werknemerspopulatie op kantoor voor iedereen inzichtelijk is. Zo kunnen gebruikers van de werkomgeving bewuste keuzes maken wanneer zij kiezen waar zij gaan werken. Onze IT specialisten helpen u hier graag mee verder. 

 

  

   

ocs-plus-gobright-inzicht-populatie-verspreiding
     
 ocs-plus-hygiene-werkomgeving  

 

 

Bewustwording van hygiëne

Ondanks dat de hygiëne in werkomgevingen de laatste jaren al hard is gestegen doordat veel organisaties een clean desk policy toepassen, zijn we er in deze periode terdege van bewust dat het nog schoner en nog beter kan. Dit kunnen we doen door het gedrag van werknemers ten aanzien van hygiëne nog meer te sturen. Dit betekent in de praktijk dat mensen nog vaker herinnert worden aan het belang om hun handen te wassen en alle aanrakingen met voorwerpen en deurklinken te beperken. Daarnaast is het ook belangrijk om buiten het clean-desk policy ook werknemers te betrekken bij het schoonmaken van hun (flexibele) werkplek. Door laagdrempelige schoonmaakapparatuur te faciliteren kunnen werknemers in een handomdraai hun werkplek schoonmaken elke keer dat zij deze verlaten. Daarnaast moeten huidige mogelijkheden op het gebied van contactloze bediening nog beter benut worden om het hygiëne niveau binnen een werkomgeving naar een hoger niveau te brengen.

 

Protocollen & Communicatie

Protocollen en communicatie binnen een organisatie zullen nog belangrijker worden om strikte regels te kunnen handhaven en een werkomgeving ook met het houden van afstand een succes te laten zijn. Door een organisatie in te delen in van tevoren samengestelde teams kan de werknemerspopulatie op een juiste manier verspreid worden over de werkomgeving. Daarnaast is de communicatie over correct gebruik en schoonmaken van werkplekken een essentieel instrument voor succes. Alleen op deze manier zorg je er voor dat werknemers voldoende afstand houden en dat hygiëne binnen de werkomgeving gewaarborgd wordt. Door een intensieve en juiste manier communiceren kan de effectiviteit van alle huidige applicaties binnen een werkomgeving vergroot worden. 

 

    ocs-plus-protocollen-communicatie-werkomgeving
ocs-plus-communicatie-cues-onbewust  

 

In combinatie met onbewuste, maar nuttige, communicatie uitingen over nieuwe omgangsvormen reduceert dit het gevaar op besmetting in hoge mate en creëer je een werkomgeving waar iedereen zich veilig voelt. Bovendien kunnen organisaties protocollen en richtlijnen vaststellen over de digitalisering van communicatie. Sommige vormen van communicatie zullen voortaan digitaal toegepast worden, waarbij mogelijk andere vormen van communicatie nog steeds wel degelijk een fysieke locatie nodig hebben om effectief, efficiënt en doelgericht te communiceren. In deze protocollen en communicatie richting de interne organisatie staat de gezamenlijke verantwoordelijkheid centraal. Samen kunnen we een transitie naar een veilige werkomgeving maken en samen kunnen we vooruit als organisatie en individu in deze moeilijke tijden.

Toegankelijkheid thuiswerken

Om gedragsverandering op kantoor te kunnen veranderen en elkaar de mogelijkheid te geven om genoeg afstand te bewaren is het belangrijk dat thuiswerken zo comfortabel en toegankelijk mogelijk wordt gemaakt. Dit kan door een organisatie uitstekend ondersteunt worden door thuiswerkplekken flexibel aan te bieden. Mogelijkheden hiervoor zijn het vrijmaken van budget voor een thuiswerkplek of het inzetten van bestaand meubilair voor thuiswerkplekken. Intern is het belangrijk dat door teams wordt afgesproken welke werkzaamheden grotendeels thuis uitgevoerd kunnen worden en welke werkzaamheden de voorkeur hebben om fysiek op locatie uit te voeren. Op basis hiervan kunnen werknemers eenvoudig hun aanwezigheid op kantoor inplannen. Daarnaast is het belangrijk om actief te testen en te blijven reflecteren op digitale alternatieven. Dit betekent niet dat alles digitaal moet, maar dat iedereen blijft beoordelen of iets naar behoren werkt en zodra dit niet het geval het ook de ruimte krijgt om dit alsnog fysiek uit te voeren.

   ocs-plus-thuiswerken-toegankelijk-oplossingen

Omarm de mogelijkheden op kantoor

Uiteindelijk hebben de sociale manier van werken op kantoor echt nodig. Het laatste decennium hebben we gezien dat activity-based omgevingen met een hoge mate van flexibiliteit en ondersteunend waren aan een Agile manier van werken uitstekende resultaten behaalden binnen organisaties. Dit moeten we dus niet meteen loslaten in tijden van crisis, maar juist omarmen zover dit mogelijk is. Wellicht doen we dit nu met minder mensen, maar we kunnen deze manier van werken wel behouden. Het moet ons ook niet weerhouden om elkaar op gepaste afstand te blijven ontmoeten op kantoor. De sociale functie die een kantoor heeft speelt immers een belangrijke rol en is al jaren een van de belangrijkste factoren voor een werknemer om naar kantoor te komen. De branding op een kantoor moeten we ook gebruiken om op gezette tijden ons weer te laten inspireren door het mooie merk waar de hele organisatie samen aan werkt. Op deze manier houdt elke werknemer synergie en feeling bij het merk wat uiteindelijk de kwaliteit van het werk verhoogt. En wanneer je op kantoor bent, vergeet ook niet om elkaar on-the-go te voorzien van informatie. Vertel over een van jouw laatste ideeën en help collega’s verder op weg, ook als zij dat niet meteen zelf durven te vragen. Op deze manier kunnen we vooruit blijven gaan als organisatie en als individu, uiteraard binnen de afstand die noodzakelijk is om een veilige werkomgeving te waarborgen.

   
   
   
   
   

Meer weten?

Back to top