Waarom de vergaderruimte vroeger werkte
De klassieke vergaderruimte had een duidelijke functie. Grote tafels, veel stoelen en een formele setting ondersteunden de manier van werken van toen:
- Hiërarchische besluitvorming
- Geplande overleggen met grote groepen
- Presentaties van management naar teams
In een tijd van vaste werkplekken en strakke structuren sloot dit perfect aan.
Waarom dat nu niet meer werkt
De manier van werken is fundamenteel veranderd. Vandaag de dag zoeken we flexibiliteit, gelijkwaardigheid en verbinding. Dat maakt de traditionele vergaderruimte vaak onhandig en onaantrekkelijk.
- Hybride werken vraagt om ruimtes waar fysieke en digitale deelnemers écht gelijkwaardig samenwerken.
- Kleinere teams nemen sneller beslissingen en hebben geen behoefte aan een intimiderende boardroom.
- Platte organisaties stimuleren co-creatie en eigenaarschap.
- Moderne werknemers willen keuzevrijheid en variatie in hoe en waar ze samenwerken.
Gevolg? Die grote vergaderruimte blijft leeg, en dat kost geld.
Grote boardrooms maken overleg formeler en vaak afstandelijker. Kleinere, flexibele ruimtes creëren juist meer gelijkwaardige ontmoetingen en geven mensen het gevoel dat ze erbij horen.
Hoe kan het anders? Ontdek de mogelijkheden
Stel je een vergaderruimte voor die meebeweegt met de manier waarop je team werkt. Geen statische ruimte, maar een omgeving die zich aanpast aan wat je nodig hebt.
- Mensen werken vaker samen in groepen van drie tot vijf personen. Door videokamers toe te voegen, kunnen teams deelnemers op afstand betrekken en hen een gelijkwaardigere ervaring bieden.
- Afgeschermde ruimtes bieden mensen een plek om zich voor te bereiden op een vergadering of om achteraf te evalueren.
- Een vergaderplek met gebogen tafel geeft mensen aan waar ze moeten zitten, waardoor het zicht op mensen en inhoud wordt verbeterd, zowel voor deelnemers ter plaatse als op afstand.
- Creatieve sessies om ideeën te genereren en problemen op te lossen kunnen profiteren van krukken, die mensen aanmoedigen om te staan, door de ruimte te lopen, whiteboards of schermen te gebruiken en actief samen te werken.
Door meubilair en technologie slim samen te brengen, creëer je een inclusieve en levendige vergaderruimte waar iedereen zich thuis voelt, in dezelfde m2.
De impact van een transformatie
Wanneer ongebruikte werkplekken slim worden herontworpen, gebeurt er iets bijzonders:
- Elke m² krijgt betekenis en waarde.
- Teams voelen zich meer betrokken en verbonden en krijgen keuze vrijheid in de type vergadering.
- Hybride deelnemers doen écht mee.
- Er ontstaat ruimte voor creativiteit, energie en innovatie.
Een vergaderruimte die ooit stil stond, verandert in een bruisende plek voor samenwerking.
Benut elke vierkante meter
Ongebruikte kantoor ruimte hoeft geen last te zijn. Zie het als een kans. Een uitnodiging om ruimtes opnieuw uit te vinden en af te stemmen op de manier waarop mensen nu werken.
Heb jij ook een vergaderruimte die vaker leeg staat dan vol?
Bij OCS+ helpen we organisaties om elke vierkante meter te transformeren in een plek waar mensen energie krijgen en productief zijn.
Waar wil je meer over lezen?
Kies het thema waar je meer over wilt lezen en ontvang het e-book direct gratis in je mailbox.
